임직원횡령 등 회계부정방지를 위해 중소기업 경영인이 꼭 알아야 할 내부통제 상 체크리스트를 확인하시길 바라겠습니다.
자금담당자와 회계담당자는 반드시 분리하세요.
경영자는 오류 또는 부정을 방지하기 위해 한명에게 모든 일을 시키는 대신 업무를 여러명에게 적절히 배분할 필요가 있습니다. 특히 자금 담당자와 회계담당자는 반드시 분리하여 각각 다른 사람이 담당하도록 할 필요가 있습니다.
현금과 통장잔고는 사전예고 없이 불시에 점검하세요.
내부통제 관점에서는 정기적인 점검 등 횡령 방지절차도 중요하지만 사전 예고없이 불시에 이루어지는 현금실사 및 통장잔고 확인도 반드시 필요합니다.
담당자 휴가시 관련 업무에 대한 불시 점검, 강제적인 휴가명령, 비정기적 불시 현금실사 및 통장잔고 확인 등으로 횡령여부를 파악할 수 있을 뿐만 아니라 담당자의 불순한 동기도 사전 차단이 가능합니다.
사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하세요.
용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부관리대상에서 누락되기 쉬워 내부횡령 등 부정행위에 이용될 수 있습니다. 사용하지 않는 휴면계좌는 즉시 해지하는 것이 바람직합니다.
현금을 출금할때는 관리자의 승인절차를 갖추세요.
거래처 등에 계좌이체시 사전에 등록된 계좌에 한하여 관리자의 승인을 득한 후에만 계좌이체가 가능하도록 통제할 필요가 있습니다.
사전에 등록된 계좌 이외의 계좌로 송금하는 경우 계좌를 등록한 후에 송금하거나 관리자의 승인을 받은 후에 송금하도록 하고 사후에라도 계좌를 반드시 등록하도록 해야합니다.
회사계좌에서 일정액 이상의 현금을 출금하거나 계좌이체하는 경우 대표이사 또는 CFO의 휴대폰의 동일한 내용을 문자 발송하도록 조치하셔야 합니다.
통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관하세요.
유가증권, 법인카드, 인감, 통장, 계좌 비밀번호 등은 각각 다른 담당자가 관리 및 보관하도록 할 필요가 있습니다. 인감, 통장 등 중요 물품 사용시 관리자의 승인을 받도록 하셔야 합니다.
같은 업무를 너무 오래하지 않도록 업무를 자주 바꿔주세요.
직원들의 업무를 자주 바꿔주어 한명이 특정업무를 너무 오랜 기간동안 담당하지 않도록 할 필요가 있습니다. A사의 경우 갑의 업무를 다른 직원과 바꿔주었더라면 횡령을 방지할 수 있었거나 횡령사실을 보다 더 일찍 발견할 수 있었을 것입니다.
외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검하는 기회로 삼으세요.
외부감사를 통하여 회사의 재무상태를 점검할 수 있으므로 감사의견 뿐만 아니라 외부감사인이 수행한 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 가질 필요가 있습니다. 현금실사, 재고실사, 채권채무조회 등을 통해 회사 자산의 실재성, 부외부채 존재여부 등에 대한 확인이 가능합니다. 또한, 외부감사인을 정기적으로 교체함으로써 새로운 시각을 통하여 회사의 문제점을 파악할 필요가 있습니다.